Ressourcen optimal nutzen: ProcessManager
Neues digitales Tool für mehr Effizienz in der Werkstatt
Perfekte Planung, schlanke Prozesse, mehr Kundenzufriedenheit – wenn es richtig rund läuft in der Werkstatt, stehen die Zeichen auf Erfolg. Mit dem innovativen Werkzeug „ProcessManager“ von PPG nutzten die Partnerbetriebe ihre Ressourcen optimal.
Der verunfallte Wagen erreicht den Werkstatthof. Jetzt muss alles schnell gehen: Schadenaufnahme, Kalkulation, Terminvergabe – der Kunde erwartet zeitnahe Informationen sowie eine rasche Behebung der Schäden. „Je besser der Karosserie- und Lackierbetrieb in Sachen Planung und Ressourcenmanagement aufgestellt ist, desto höher ist auch die Zufriedenheit beim Kunden“, erklärt Thomas Leuchten, Business Development Director PPG. „Doch für ein Plus an Effizienz und Wirtschaftlichkeit muss die komplette Auftragsplanung und -steuerung bestmöglich organisiert sein – und dabei leistet der ProcessManager wertvolle Unterstützung!“
Von Anfang bis Ende perfekt geplant – der ProcessManager macht’s möglich
Denn die neue, digitale Lösung des Lackherstellers, setzt da an, wo in vielen Betrieben Optimierungspotenzial besteht: bei der idealen Prozessplanung. „Die effiziente Planung unter optimaler Ausnutzung aller betrieblichen Ressourcen ist eine der größten Herausforderungen für die Unternehmen“, so Thomas Leuchten. „Welche Aufträge sind schon in Bearbeitung? Auf welchem Stand befinden sie sich? Wie viel Zeit und welche Ressourcen benötige ich voraussichtlich für den neuen Auftrag und zu welchem Zeitpunkt kann ich ihn in das aktuelle Auftragsvolumen integrieren? Innerhalb welchen Zeitrahmens kann ich ihn fertigstellen? All diese Fragen sind zu beantworten, bevor der Kunde einen verbindlichen Termin erhält. Hier jederzeit die Übersicht zu behalten, ist eine echte Herausforderung.“
Der ProcessManager unterstützt an dieser Stelle praktisch und schnell. So startet sein Einsatz etwa schon bei der Annahme und der Schadensaufnahme: Anhand der vorhandenen Schäden nimmt das Tool eine grobe Einschätzung des zeitlichen Aufwands der Instandsetzung sowie der erforderlichen Ressourcen vor, unterstützt so die Integration des neuen Auftrages in die bereits in Bearbeitung befindlichen Projekte.
Thomas Leuchten, Business Development Director PPG
„Sie können sofort sehen, wie viel Zeit die Instandsetzung in den entsprechenden Abteilungen wahrscheinlich benötigen wird, und können so planen, wann das Projekt optimal in Ihre Arbeitsplanung passt“, erläutert Thomas Leuchten. „Das Programm zeigt Ihnen per digitaler Kapazitätsplanung an, wann neue Prozessschritte durchführbar sind und in welchem Prozessstatus andere Projekte derzeit sind, sodass Sie den vollen Überblick über alle aktuellen Aufträge haben.“
Mehr Auftragstransparenz: Alle Einzelinfos in einer klugen Übersicht
Zusätzlich hält der ProcessManager für jedes Projekt eine digitale Auftragskarte bereit, auf der alle individuellen Prozessschritte verzeichnet sind. Darüber kann im Rahmen einer Werkstattübersicht der derzeitige Stand jedes Auftrages auf einem Bildschirm in der Werkstatt selbst, aber auch an jedem Terminal oder auf jedem Tablet des Unternehmens angezeigt werden. Führungsverantwortliche, aber auch alle Mitarbeiter des Betriebes haben so jederzeit den vollständigen Auftragslevel der Werkstatt sowie den momentanen Prozessschritt jedes einzelnen Projektes im Blick. Auch Informationen wie der Stand der Ersatzteilbestellung oder der Status der Farbtonbestimmung können hier per klug gesetzter Icons schnell und übersichtlich erfasst werden. So besteht jederzeit und auf allen Ebenen Transparenz zu jedem einzelnen Auftrag – ein Vorteil auch für die Entscheider des Unternehmens.
Die innerbetriebliche Auftragsabwicklung intelligent organisiert
„Ein weiteres praktisches Feature ist die digitale Auftragssteuerung“, so Thomas Leuchten. „Dabei kann der jeweilige Bereichsleiter per Knopfdruck den anstehenden Prozessschritt jedes Auftrages einleiten, wird der entsprechenden Mitarbeiter per Tablet informiert, dass er seine Tätigkeit starten kann. Das spart Zeit und optimiert den Einsatz der Ressourcen, minimiert Fehler und Rüstzeiten. Geschriebene oder gedruckte Auftragskarten gehören damit der Vergangenheit an.“ Zudem ist im ProcessManager ein Zeiterfassungssystem integriert, kann der jeweilige Mitarbeiter den Start und das Ende seines Arbeitsabschnittes ebenfalls ganz einfach per Knopfdruck erfassen – ein Scannen von Arbeitskarten entfällt hier.
Klar, dass auch die Überleitung zum nächsten Arbeitsprozess bzw. in einen Auftragspool digital möglich ist, denn die Auftragssteuerung per PPG-Tool beinhaltet den kompletten Prozess von der Annahme bis zur Rückgabe an den Werkstattkunden. Aber auch in puncto Kommunikation hält der ProcessManager durchdachte Lösungen bereit: Treten etwa bei einem Arbeitsschritt Fragen auf, kann der entsprechende Mitarbeiter per Software den Arbeitsschritt pausieren lassen und eine schnelle Klärung abfragen. Damit sind alle an der Instandsetzung Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand, können etwa Fragen per Tablet bzw. Software schnell geklärt werden. Das reduziert zusätzlich Wege und Aufwand, sorgt für raschere Bearbeitungszeiten.
„Der ProcessManager kann noch viel mehr, aber fürs Erste auf den Punkt gebracht: Wir haben ein Tool entwickelt, das aufwendige Prozesse der Werkstattaufträge auf digitalem Wege optimiert und die Kommunikation schneller und effizienter macht“, fasst Thomas Leuchten zusammen. „Er bietet unseren Partnerbetrieben eine immense Unterstützung bei der Auftrags-und Prozessplanung – und Unterstützung im Tagesgeschäft ist das, was wir den Karosserie- und Lackierbetrieben zur Verfügung stellen möchten.“